InputKit <> Intégration Medexa- FAQ
Voici les questions les plus fréquentes au sujet de l’intégration avec Medexa.
Cette liste n’est pas exhaustive. Si votre question n’y figure pas, veuillez nous en aviser.
Table des matières :
#1 - Qu’arrive-t-il quand un patient ne se présente pas au rendez-vous? Recevra-t-il le questionnaire?
Non. Pour éviter cela, Medexa attend au moins 1 heure après la fin du rendez-vous avant de demander à InputKit d’envoyer le questionnaire. Ce qui vous laisse le temps d’annuler ou de reprogrammer le rendez-vous sur Medexa. Prenons l’exemple d’un rendez-vous de 9h à 10h am. Medexa attendra jusqu’à 11h avant de demander à InputKit d’envoyer le questionnaire.
#2- Un patient qui ne consent pas à recevoir des sondages dont le champ indique ''non-consentent'' dans Medexa, est-ce que cette notion sera prit en compte dans la plateforme InputKit ?
Oui. Un dossier patient n'ayant pas autorisé les communications via SMS et/ou Email ne recevra pas les questionnaires d'InputKit via ces moyens de communication.
#3 - Puis-je décider lesquels de nos services déclenchent des questionnaires et lesquels n’en déclenchent pas ?
Oui. Pour chacun de vos services Medexa, vous décidez si un questionnaire devrait être envoyé. Et si tel est le cas, vous pouvez choisir le questionnaire à envoyer.
Nous recommandons d'avoir 2 types de questionnaires :
Questionnaire #1 pour les évaluations, rendez-vous initiaux
Questionnaire #2 pour les suivis, les rendez-vous de traitement
Pour les services sans évaluation initiale (par exemple, la massothérapie), nous recommandons de toujours envoyer le deuxième questionnaire, celui des traitements.
Pour configurer vos services dans Medexa, c'est dans Clinique > Intégrations > InputKit.
Pour chaque service, vous devez coller l'URL Webhook de la séquence dans InputKit. Cela se trouve dans votre compte InputKit, dans les paramètres de séquence de la séquence en question.
#4 - Les patients recevront-ils un questionnaire après chaque rendez-vous ?
Non. Dans InputKit, nous avons des intervalles intégrés pour contrôler quand le questionnaire sera envoyé :
Le questionnaire #1 sera toujours envoyé.
Le questionnaire #2 sera envoyé sous 2 conditions :
Le patient se présente à un rendez-vous de traitement au moins 1 mois après le premier rendez-vous d'évaluation
Le patient se présente à un rendez-vous de traitement au moins 3 mois après le dernier rendez-vous de traitement
#5 - Qu'est-ce qui peut expliquer qu'un envoi ne s'est pas déclenché ?
Diverses raisons peuvent expliquer pourquoi un envoi ne s'est pas déclenché.
1. Les coordonnées du patient
Si vous faites des envois par courriel et que le patient n'a pas d'adresse courriel dans sa fiche, il ne pourra pas recevoir de questionnaire de satisfaction. S'il y a une adresse courriel dans sa fiche, mais que celle-ci est erronée, vous pouvez la modifier pour refaire l'envoi. Il faudra aussi corriger l'adresse dans sa fiche sur Medexa aussi afin d'éviter que cela bloque les envois futurs.
Voici un guide qui explique comment refaire un envoi 👇
Si vous faites des envois par SMS et que le patient n'a pas de numéro de cellulaire, ce sera impossible de lui envoyer des questionnaires de satisfaction. Il faudra ajouter un numéro de cellulaire à sa fiche ou une adresse courriel pour lui envoyer des questionnaires par courriel.
2. Les intervalles
Ce qui peut empêcher un envoi de se déclencher est l'intervalle qui est mis en place dans la séquence. Par exemple, si vous avez défini un intervalle de 3 mois entre 2 envois de la séquence "Suivi après traitement" et que le client a reçu un questionnaire le mois dernier, l'intervalle empêchera que le questionnaire soit envoyé.
Pour vérifier quels sont les intervalles en place, il faut se rendre sur la séquence qui aurait dû s'envoyer et cliquer sur "Paramètres de séquences" :
Vous aurez la possibilité de consulter et modifier les intervalles définis pour chaque séquence.
Voici comment vérifier dans InputKit si un patient a reçu un questionnaire récemment :
Cliquez sur "Envois" dans le menu de gauche
Inscrivez le nom du patient dans la barre de recherche pour voir l'historique des envois à cette personne :
Si vous voyez que le dernier envoi que le patient a reçu est trop récent pour l'intervalle défini, cela explique pourquoi l'envoi ne s'est pas déclenché.
3. La configuration des services
Si vous remarquez que des envois pour un service en particulier ne se déclenchent pas, veuillez vérifier si les services Medexa sont bien configurés.
Vous pouvez utiliser le guide d'activation du module InputKit dans Medexa pour vérifier si le service est bien configuré. Voici un raccourci, au besoin 👇
⚠️ Il faut porter une attention particulière au lien qui est inscrit dans le champ "URL du Webhook" :
S'il n'y en a pas pour un service ou que le lien n'est pas bon, cela empêchera de déclencher des envois pour ce service.
S'il s'agit d'un nouveau service que vous venez de configurer dans votre Medexa, il faut nous en informer pour que nous demandions à Medexa de mettre à jour les services pour votre clinique.
6. Le thérapeute à l'horaire
Nous ne recevons que les noms des thérapeutes principaux, c'est-à-dire que s'il s'agit d'un(e) stagiaire, nous ne recevrons pas les informations et il n'y aura pas d'envois de déclenché à son nom.